I. Vị trí và chức năng

1. Phòng Đào tạo là đơn vị thuộc Phân hiệu Trường Đại học Lâm nghiệp tại tỉnh Gia Lai (sau đây gọi tắt là Phòng) được thành lập theo Quyết định số 2165/QĐ-ĐHLN-TCCB ngày 25/11/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp.

2. Phòng có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Phân hiệu quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các mảng công tác sau:

a) Tuyển sinh các loại hình, ngành nghề đào tạo, tổ chức, quản lý đào tạo và tính học phí theo tín chỉ cho các hệ ở bậc đại học theo quy định của pháp luật và của Phân hiệu;

b) Phối hợp với Phòng Đào tạo tại cơ sở chính tổ chức phát triển, cập nhật chương trình đào tạo; viết giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo và các hoạt động xét tốt nghiệp, in bằng tốt nghiệp bậc đại học;

c) Công nhận giá trị chuyển đổi với sinh viên liên thông và văn bằng 2 theo quy định của Trường Đại học Lâm nghiệp;

d) Quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các mảng công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng về giáo dục đào tạo tại Phân hiệu;

đ) Đề xuất các chủ trương, xây dựng phương án, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch về các hoạt động khoa học, chuyển giao công nghệ (KHCN) và hợp tác quốc tế (HTQT);

e) Phối hợp với Phòng Đào tạo sau đại học, Trường Đại học Lâm nghiệp thực hiện một số hoạt động đào tạo sau đại học theo đúng các quy định hiện hành và theo phân cấp của Trường Đại học Lâm nghiệp.

g) Quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực Thông tin - Thư viện phục vụ hiệu quả công tác đào tạo, giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; triển khai các ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ của Phân hiệu;

h) Hoàn thiện các báo cáo và các hoạt động khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên.

3. Tên gọi tổ chức

a) Tên viết đầy đủ bằng tiếng Việt: Phòng Đào tạo;

b) Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Academic Affairs Division. Tên viết tắt là: AAD.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Về công tác Đào tạo

a)Tổ chức công tác tuyển sinh bậc đại học và các loại hình giáo dục thường xuyên khác, gồm các khâu từ quảng bá, tổ chức tuyển sinh đến thông báo sinh viên nhập học tại Phân hiệu; sắp xếp tổ chức sinh viên theo đơn vị lớp, theo bậc, hệ đào tạo tương ứng;

b)Chủ trì Hội nghị tuyển sinh hàng năm làm cơ sở cho việc xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch tuyển sinh và các loại hình đào tạo bậc đại học theo năm; xây dựng chiến lược tuyển sinh của Phân hiệu;

c)Nghiên cứu đề xuất phương hướng thay đổi ngành nghề, mở rộng quy mô, các loại hình đào tạo gắn với nhu cầu xã hội; chủ trì và phối hợp với cơ sở chính xây dựng kế hoạch rà soát, đổi mới chương trình đào tạo; tổ chức chỉ đạo, xây dựng và thực hiện mục tiêu, chương trình đào tạo các ngành học, các loại hình đào tạo;

d)Chỉ đạo thực hiện kế hoạch biên soạn giáo trình, bài giảng và các tài liệu giảng dạy phục vụ giảng dạy trong toàn Phân hiệu theo kế hoạch chung toàn Trường được Hiệu trưởng phê duyệt;

đ) Tổ chức xây dựng và chỉ đạo triển khai kế hoạch giảng dạy, thí nghiệm thực hành, thực tập nghề nghiệp của các ngành đào tạo, các loại hình đào tạo trong toàn Phân hiệu; phối hợp với Phòng Đào tạo tại cơ sở chính trong việc sắp xếp giảng viên tham gia giảng dạy bậc đại học, sau đại học tại Phân hiệu;

e)Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động thi hết học phần/môn học, thi tốt nghiệp; xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện từng lần thi theo quy chế đào tạo;

g) Quản trị hệ thống phần mềm quản lý đào tạo, quản lý việc cấp mật khẩu và tài khoản cho sinh viên và giảng viên; xây dựng thời khóa biểu trực tuyến cho sinh viên đăng ký học; phân quyền cho giảng viên giảng dạy để nhập điểm quá trình; nhập kết quả thi kết thúc học phần của sinh viên vào hệ thống mạng để các đơn vị có liên quan khai thác sử dụng; quản lý toàn bộ dữ liệu điểm bản cứng và trên hệ thống mạng theo quy định;

h)Tổ chức chỉ đạo thực hiện các quy chế đào tạo cho các bậc và loại hình đào tạo; miễn thi, hoãn thi, học vượt, học bù, học ngành thứ hai, chuyển ngành học và chuyển trường cho sinh viên theo quy chế;

i)Quản lý chất lượng giảng dạy của cán bộ giảng dạy, học tập của sinh viên. Đề xuất với Giám đốc về các chủ trương và giải pháp đổi mới phương pháp, nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập;

k)Căn cứ kế hoạch giảng dạy, cùng với các Khoa, Bộ môn và đội ngũ giảng viên lập kế hoạch mời giảng và thực hiện chế độ thanh quyết toán tiền vượt giờ cho cán bộ giảng dạy và kinh phí mời giảng theo quy định hiện hành;

l)Thường trực các Hội đồng tuyển sinh, Hội đồng xét tốt nghiệp cuối khóa; Hội đồng xét điều kiện làm khóa luận tốt nghiệp; Hội đồng xét cảnh báo học tập; Hội đồng thi tốt nghiệp, thi lại tại Phân hiệu theo quy định hiện hành;

m)Chủ trì Hội nghị kế hoạch đào tạo hàng năm làm cơ sở bố trí cán bộ giảng dạy, xây dựng cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo; đề xuất tổ chức thực hiện các Hội nghị chuyên đề về phát triển đào tạo, chương trình, tuyển sinh, nâng cao chất lượng đào tạo,...; tổ chức Lễ khai giảng, tổng kết và trao bằng tốt nghiệp cho sinh viên, học viên cao học;

n)Quản lý và phối hợp tổ chức các hoạt động giáo dục thường xuyên trong phạm vi toàn Phân hiệu (bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học,…); tổ chức các hoạt động học chuyển đổi, bổ sung môn học cho thí sinh dự thi Thạc sĩ, văn bằng 2; Quản lý và phối hợp tổ chức việc đánh giá năng lực ngoại ngữ, tin học theo chuẩn đầu ra đại học, sau đại học theo quy định;

o)Chủ trì công tác tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào học các ngành bậc Đại học theo Quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

p) Phối hợp với Phòng Tài chính, kế toán tính học phí cho toàn bộ các hệ học bậc đại học theo quy định của pháp luật và của Phân hiệu;

q) Hỗ trợ Phòng Đào tạo sau đại học, Trường Đại học Lâm nghiệp về công tác tuyển sinh sau đại học trong việc tiếp nhận hồ sơ và một số nội dung liên quan;

r) Bảo đảm các điều kiện, phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình tổ chức lớp học, ôn thi các khóa học đào tạo sau đại học;Quản lý giảng đường, tài sản, thiết bị, vật tư, đồ dung được giao để phục vụ giảng dạy và học tập theo quy định;

s) Phối hợp với Phòng Đào tạo sau đại học, Trường Đại học Lâm nghiệp quản lý học viên trong quá trình đào tạo, đôn đốc học viên thực hiện nề nếp học tập theo đúng quy chế, đóng học phí, kinh phí đào tạo theo quy định, là đầu mối tiếp nhận thông tin và thông báo xử lý, giải quyết, các thông tin liên quan tới lớp học cho học viên;

t)Chủ trì xây dựng đề án tuyển sinh bậc đại học và các hoạt động xúc tiến tuyển sinh; thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và làm báo cáo theo định kỳ, đột xuất hàng năm về công tác tuyển sinh, quy mô đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo toàn Phân hiệu theo yêu cầu của Giám đốc Phân hiệu và của cơ quan quản lý cấp trên; cung cấp các thông tin, số liệu về tình hình giảng dạy, học tập trong toàn Phân hiệu để phục vụ công tác quản lý theo quy định của Phân hiệu và của Trường Đại học Lâm nghiệp;

u)Quản lý các chương trình đào tạo tiên tiến, chương trình liên kết đào tạo bậc đại học với nước ngoài tại Phân hiệu (nếu có); quản lý, cấp phát và lưu trữ hồ sơ cấp phát các loại văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận bậc Đại học theo đúng quy định của pháp luật và các loại hình giáo dục thường xuyên.

2. Về công tác KHCN và HTQT.

a)Xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý, hướng dẫn việc triển khai kế hoạch hoạt động KHCN và HTQT.

b)Thường trực xây dựng, cập nhật và triển khai thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động KHCN và HTQT.

c)Thư ký hội đồng Khoa học và Đào tạo của Phân hiệu.

d)Khai thác các nguồn vốn hoạt động KHCN; tổ chức, tham gia tư vấn xét chọn nhiệm vụ KHCN, đề xuất phân bổ nguồn vốn cho các nhiệm vụ KHCN từ nguồn kinh phí của Phân hiệu.

đ)Quản lý các hoạt động chuyển giao công nghệ trong phạm vi toàn Phân hiệu; hỗ trợ và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong việc khai thác các đề tài, dự án, hợp đồng nghiên cứu, thực nghiệm khoa học; quản lý tiến độ thực hiện, tổ chức tổng kết đánh giá và nghiệm thu các nhiệm vụ KHCN theo quy định hiện hành.

e)Quản lý công tác quyền sở hữu trí tuệ của Phân hiệu; hỗ trợ, hướng dẫn các đơn vị cá nhân chủ trì nhiệm vụ KHCN trong việc đăng ký bản quyền và sở hữu trí tuệ cho các sản phẩm khoa học công nghệ theo quy định hiện hành; quản lý và xác nhận hồ sơ năng lực về KHCN, lý lịch khoa học của viên chức, lao động hợp đồng trong Phân hiệu.

g)Tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc gia, quốc tế theo quy định của Nhà nước, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giáo dục và Đào tạo.

h)Thực hiện các nhiệm vụ HTQT, chủ trì và yêu cầu các đơn vị có liên quan phối hợp giúp Giám đốc Phân hiệu tổ chức các cuộc làm việc với chuyên gia nước ngoài. Soạn thảo các văn bản về HTQT.

i)Thực hiện công tác quản lý thông tin, cơ sở dữ liệu về KHCN và HTQT; tổ chức phiên dịch, biên dịch các tài liệu về HTQT do Giám đốc Phân hiệu giao; biên tập tài liệu, ấn phẩm khoa học; tham gia tổ chức và chịu trách nhiệm chuyên môn của các sản phẩm KHCN phục vụ tuyên truyền, quảng cáo, triển lãm, trưng bày của Phân hiệu. Xây dựng, quản lý hồ sơ công trình nghiên cứu khoa học của Phân hiệu.

k)Cung cấp đầy đủ các thông tin về người nước ngoài đến Phân hiệu làm việc và viên chức, lao động hợp đồng của Phân hiệu ra nước ngoài công tác để làm thủ tục và quản lý theo quy định của Nhà nước; quản lý các đoàn ra, đoàn vào có liên quan tới Phân hiệu.

l) Phối hợp với Phòng Tổ chức, hành chính và các đơn vị liên quan đề xuất viên chức, người lao động trong Phân hiệu đi công tác, học tập ở nước ngoài và báo cáo Giám đốc Phân hiệu để trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp quyết định.

m)Phối hợp với các đơn vị trong Phân hiệu tìm kiếm đối tác hợp tác trong đào tạo sau đại học, NCKH và nâng cao năng lực cán bộ; khai thác và xây dựng các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, theo dõi hoạt động của các chương trình hợp tác mang yếu tố nước ngoài về cả nội dung và tiến độ theo văn bản dự án quy định.

n) Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê vàlàm báo cáo theo định kỳ, đột xuất hàng năm về công tác KHCN và HTQT theo yêu cầu của Giám đốc Phân hiệu và của cơ quan quản lý cấp trên.

3. Về công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng

a) Xây dựng và trình Giám đốc ký ban hành các văn bản hướng dẫn về khảo thí trên cơ sở các quy chế, quy định của Trường Đại học Lâm nghiệp và Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b) Phối hợp với các Khoa, Bộ môn và Phòng Đào tạo xây dựng ngân hàng đề thi kết thúc môn học/học phần theo phân cấp của Giám đốc Phân hiệu. Trực tiếp quản lý và bảo mật ngân hàng đề thi, nhân sao, phát hành đề thi.          

c) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình về thi, kiểm tra kết thúc học phần/môn học, thi tốt nghiệp các bậc, hệ đào tạo. Phối hợp với các khoa, bộ môn và các đơn vị chức năng tổ chức các kỳ thi từ khâu chuẩn bị, coi thi, chấm thi, công bố điểm thi; thực hiện lưu trữ bài thi và điểm thi theo quy định.

d) Bàn giao kết quả thi các môn học/học phần sau khi vào phách cho Phòng Đào tạo, Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế theo tiến độ.

đ) Xây dựng và trình Giám đốc Phân hiệu ký ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác đảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Trường Đại học Lâm nghiệp. Tổ chức, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định về đảm bảo chất lượng.

e) Xây dựng quy trình, lập kế hoạch trình Giám đốc Phân hiệu quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục đào tạo. Phối hợp với Trường Đại học Lâm nghiệp và các đơn vị chức năng trong Phân hiệu thực hiện công tác kiểm định chất lượng định kỳ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

g) Công bố công khai các kết quả đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục, chương trình đào tạo trên website và các phương tiện thông tin khác của Phân hiệu.

h) Lập và công bố kế hoạch khắc phục các hạn chế, yếu kém về chất lượng giáo dục đào tạo của Phân hiệu sau các kỳ kiểm định chất lượng Trường và đánh giá chương trình đào tạo. Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo.

i) Tổ chức việc thanh tra đào tạo các bậc, hệ đào tạo của Phân hiệu.

k) Đề xuất, triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục đào tạo.

l) Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và làm báo cáo theo định kỳ, đột xuất hàng năm về công tác khảo thí, tự kiểm định, đánh giá chất lượng đào tạo của Phân hiệu theo yêu cầu của Giám đốc Phân hiệu và của cơ quan quản lý cấp trên.

m) Chủ trì phối hợp với các Khoa, Phòng của Phân hiệu trong việc thực hiện, tổng hợp kết quả đánh giá môn học/học phần, đánh giá sinh viên trước khi tốt nghiệp, lấy ý kiến phản hồi của cựu người học, tổ chức lấy ý kiến nhà tuyển dụng về công tác đào tạo của Trường,… tham gia, giám sát, tổng hợp kết quả dự giờ giảng viên tại các khoa theo từng học kỳ và năm học.

n) Giám sát công tác nhập điểm quá trình; kiểm tra nhập kết quả thi kết thúc học phần của sinh viên vào hệ thống mạng; cập nhật tình trạng vắng thi vào hệ thống đào tạo cho sinh viên.

4.Về công tác Thư viện

a) Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn, ngắn hạn của Thư viện trình Giám đốc Phân hiệu phê duyệt.

b) Thu thập, bổ sung, trao đổi nguồn tài liệu và vật liệu thông tin phù hợp với các ngành đào tạo của Phân hiệu và nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả của Thư viện.

c) Tổ chức thực hiện công tác phát triển và khai thác, sử dụng hiệu quả các sản phẩm dịch vụ Thông tin - Thư viện thông qua các hình thức phục vụ của Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật.

d) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và số hóa tài liệu nhằm hiện đại hóa công tác thông tin tư liệu điện tử phục vụ công tác đào tạo, học tập, nghiên cứu khoa học của Phân hiệu.

đ)Tham gia và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác in ấn, xuất bản giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, thông tin tư liệu của Phân hiệu theo quy định của Trường Đại học Lâm nghiệp và của pháp luật.

e) Phối hợp với Thư viện của Cơ sở chính để khai thác thông tin, mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với cơ quan Thông tin - Thư viện trong và ngoài nước (nếu có).

g) Quản lý cơ sở vật chất , tài sản, phương tiện và các nguồn lực khác của Thư viện theo quy định. Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác của thư viện, tiến hành thanh lọc các tài liệu quá thời hạn sử dụng, rách, hỏng theo quy định của nhà nước.

h)Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và làm báo cáo theo định kỳ, đột xuất hàng năm về Thông tin - Thư viện theo yêu cầu của Giám đốc Phân hiệu và của cơ quan quản lý cấp trên.

5. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác do Giám đốc phân hiệu giao