I. Vị trí và chức năng
1. Phòng Tổ chức, hành chính là đơn vị thuộc Phân hiệu Trường Đại học Lâm nghiệp tại tỉnh Gia Lai (sau đây gọi tắt là Phòng) được thành lập theo Quyết định số 2164/QĐ-ĐHLN-TCCB ngày 25/11/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp.
2. Phòng có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Phân hiệu quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các mảng công tác sau:
a) Tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động; quản lý nhân sự và phát triển nguồn nhân lực; chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; xuất nhập cảnh và bảo vệ chính trị nội bộ;
b) Hành chính, văn thư, lưu trữ, liên lạc, lễ tân; tổng hợp, kế hoạch; cải cách hành chính; quản lý xe ô tô và phương tiện phục vụ hoạt động công; quản lý, phục vụ nhà khách, nhà hành chính, giảng đường;
c) Quản lý và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho viên chức, người lao động và sinh viên; công tác y tế học đường; phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và đảm bảo vệ sinh trong toàn Phân hiệu;
d) Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, an ninh quốc phòng và phòng chống tội phạm trong Phân hiệu.
3. Tên tổ chức
a) Tên viết đầy đủ bằng tiếng Việt: Phòng Tổ chức, hành chính;
b) Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Personnel Organization and Administration Division. Tên viết tắt là: POAD.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tham mưu, đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng và kiện toàn bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị báo cáo Giám đốc Phân hiệu và trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, phê duyệt.
2. Lập kế hoạch, đề xuất nhu cầu chỉ tiêu biên chế của các đơn vị báo cáo Giám đốc Phân hiệu và trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, phê duyệt. Tổ chức thực hiện tuyển dụng lao động hợp đồng theo quy định phân cấp của Trường Đại học Lâm nghiệp.
3. Phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực của Phân hiệu. Tham mưu, đề xuất và báo cáo Giám đốc Phân hiệu trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, quyết định cử viên chức và người lao động trong Phân hiệu đi học tập đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.
4. Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ Trường Đại học Lâm nghiệp triển khai quy trình làm thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo quản lý; tiếp nhận, điều động, cho viên chức thuyên chuyển công tác, thôi việc, nghỉ chế độ và kéo dài thời gian công tác đối với viên chức đến tuổi nghỉ hưu.
5. Quản lý hồ sơ viên chức và người lao động. Tổ chức triển khai công tác nhận xét, đánh giá viên chức và người lao động hàng năm; công tác xét, đề nghị công nhận các danh hiệu thi đua, khen thưởng và đề nghị hình thức kỷ luật đối với viên chức và người lao động trong Phân hiệu.
6. Thực hiện công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
7. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động. Thường trực công tác xét, đề nghị nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn; nâng mức hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo và đề nghị thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng viên chức. Tuyên truyền phổ biến các chế độ chính sách mới cho viên chức và người lao động trong Phân hiệu;
8. Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán đảm bảo quyền lợi cho người lao động về bảo hiểm xã hội. Tham gia xây dựng quy định phân phối quỹ phúc lợi, lương tăng thêm cho viên chức và người lao động của Phân hiệu.
9. Tham mưu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế làm việc trong Phân hiệu trên cơ sở các văn bản pháp luật của Nhà nước, của Trường Đại học Lâm nghiệp phù hợp với đặc điểm, tình hình và yêu cầu phát triển của Phân hiệu.
10. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác bảo vệ chính trị nội bộ và làm thủ tục cho người nước ngoài tạm trú tại Phân hiệu; phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ Trường Đại học Lâm nghiệp làm thủ tục xuất cảnh cho viên chức và người lao động đi học tập, công tác ở nước ngoài và tiếp nhận trở lại Phân hiệu công tác sau khi về nước.
11. Thống kê tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Phân hiệu phục vụ công tác báo cáo, tổng kết đánh giá hàng năm và đột xuất; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Phân hiệu theo yêu cầu của Giám đốc và cấp trên; chủ trì tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, gặp mặt cuối năm, hội nghị công chức, viên chức và người lao động tại Phân hiệu.
12. Chuẩn bị các văn bản và làm thư ký các cuộc giao ban, các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì; ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Giám đốc tại các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị gửi đến các đơn vị trong và ngoài Phân hiệu.
13. Lập lịch công tác tuần, gửi đến Ban Giám đốc và Trưởng các đơn vị trực thuộc; theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần.
14. Làm đơn vị đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức hội nghị viên chức và người lao động hàng năm, các đại hội và lễ kỷ niệm. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công về lễ tân, khánh tiết, nhà khách; quản lý và phục vụ các phòng họp, hội trường tại nhà làm việc (A1, A2, A3), nhà khách
15.Quản lý và tổ chức điều hành xe ô tô, phương tiện phục vụ theo yêu cầu công tác của Phân hiệu.
16. Giúp Giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn Phân hiệu theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
17.Theo dõi việc thực hiện chiến lược phát triển của Phân hiệu ;chủ trì phối hợp với các đơn vị ,tập hợp tư liệu ,đề án ,chỉ tiêu giúp Giám đốc Phân hiệu dự thảo xây dựng và theo dõi quản lý tổng hợp kế hoạch năm và kế hoạch ngắn hạn , kế hoạch dài hạn của Phân hiệu ; theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của các đơn vị ; phản ánh kịp thời ,đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch có hiệu quả , đảm bảo tính pháp lệnh của kế hoạch .
18. Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và làm báo cáo theo định kỳ đột xuất về các lĩnh vực của đơn vị quản lý để phục vụ công tác tổng kết đánh giá hàng năm và công tác khác; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Phân hiệu theo yêu cầu của Ban Giám đốc Phân hiệu và cấp trên.
19. Thường trực công tác tự vệ, trực tiếp tổ chức thực hiện công tác an ninh, quốc phòng; lập hồ sơ, sổ sách, kiểm tra, báo cáo, quản lý hộ khẩu; làm thủ tục tạm trú, tạm vắng, nhập chuyển hộ khẩu theo quy định.
20. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn, bảo đảm an ninh trật tự trong toàn Phân hiệu. Xây dựng các phương án trực bảo vệ vào các dịp lễ, tết. Lập biên bản đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Phân hiệu có vi phạm nội quy, quy định về công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội. Chịu trách nhiệm thường xuyên liên hệ với các cơ quan công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, an toàn xã hội trong khuôn viên Phân hiệu.
21. Thực hiện công tác hành chính, văn thư; quản lý con dấu của Phân hiệu và các dấu tên, chức danh của lãnh đạo Phân hiệu theo quy định; cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, tổ chức in ấn văn bản, tài liệu của Phân hiệu.
22. Tổ chức khám chữa bệnh ban đầu, cấp phát thuốc, sơ cấp cứu, xử lý các trường hợp tai nạn thương tích, giới thiệu và đưa bệnh nhân khám chữa bệnh lên tuyến trên theo quy định của Bộ Y tế; khám sức khoẻ đầu khóa học cho học sinh, sinh viên theo quy định; khám sức khỏe định kỳ. Đề xuất các biện pháp thực hiện, giám sát, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả công tác vệ sinh môi trường, phương tiện giảng dạy, học tập; vệ sinh an toàn thực phẩm, các công trình vệ sinh, nước sạch trong Phân hiệu.
23. Xây dựng phương án phòng dịch bệnh, phối hợp với các cơ quan y tế trực tiếp tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, dập tắt dịch bệnh. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác y tế học đường; tuyên truyền, phổ biến và nâng cao nhận thức hiểu biết về y tế cộng đồng, phòng chống dịch bệnh, tệ nạn xã hội đến toàn thể viên chức, người lao động và sinh viên trong Phân hiệu.
24. Thường trực về công tác cải cách hành chính của Trường; tiếp nhận và triển khai thực hiện các chủ trương về cải cách hành chính của Nhà nước, của Bộ và của Trường; xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức thực hiện cải cách hành chính của Trường; chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý và trình ký của các văn bản do Giám đốc ban hành; lập các báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ và đột xuất về công tác cải cách hành chính theo quy định.
25. Chịu trách nhiệm phát ngôn chính thức các vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động của Phân hiệu với các cơ quan truyền thông khi được Giám đốc Phân hiệu ủy quyền.
26. Thu thập và cung cấp các minh chứng liên quan nhiệm vụ của phòng để phục vụ công tác kiểm định chất lượng giáo dục.
27. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác do Giám đốc Phân hiệu giao.